Leilões eletrônicos na MPP

A persistência compensa

Mauricio Buchdid relata:

Há cerca de dez meses, venho tentando estabelecer cada vez mais os leilões eletrônicos. No início, tive grande dificuldade em convencer os fornecedores aqui no Brasil a participar dos meus leilões eletrônicos.

Muitos deles trabalham de acordo com um “modelo de lista de preços mensal” e nunca tiveram qualquer experiência com leilões eletrônicos. Tive que persuadi-los bastante e transmitir o conhecimento necessário da forma mais simples possível. Isso foi um grande desafio. Por outro lado, essas ferramentas também oferecem vantagens para os fornecedores: eles têm muito mais oportunidades de ganhar pedidos.

Ao mesmo tempo, é claro, também há uma pressão maior para serem superados por outras empresas e terem que reduzir suas próprias expectativas de preço.

Diferentes tipos

Temos vários tipos de leilões eletrônicos à nossa disposição, sendo o leilão eletrônico reverso o que usamos com mais frequência. Nesse caso, definimos um preço máximo e vários concorrentes apresentam lances decrescentes para ganhar o contrato. Essa é uma solução flexível. Durante o leilão, os fornecedores podem ver seus lances e sua posição online. Como regra, os fornecedores sabem sua classificação, mas não os preços reais dos lances de seus concorrentes. A grande vantagem deste leilão é que acabamos sempre por obter uma oferta.

O resultado da estratégia de leilão holandês é um pouco mais incerto. Normalmente, utilizamo-la quando há menos fornecedores aprovados. Neste caso, o leilão começa com um preço baixo, que é gradualmente aumentado. O preço inicial baseia-se no preço de referência do fornecedor e no preço médio do ano anterior. Mas estes leilões são complicados. Certa vez, planejei onze rodadas para um leilão e adotei uma abordagem muito agressiva. Mas um fornecedor desistiu após a décima rodada. Portanto, há sempre o risco de que não haja nenhuma oferta no final e o negócio seja cancelado. É por isso que o planejamento para esse leilão precisa ser muito mais decisivo. A pressão para aceitar a oferta é mútua. Se um fornecedor aceitar a oferta atual, o leilão termina automaticamente com um vencedor.

A estratégia funcionou

Mas também pode dar certo. Quando precisei comprar uma matéria-prima para a qual havia apenas três fornecedores aprovados, decidi usar a estratégia do leilão holandês. Na primeira etapa, solicitei um preço de referência (RFI: Request for Information) para definir a meta do leilão.

Também planejamos reduzir o preço em 15%. Então, definimos nosso preço mínimo inicial. A cada lance, aumentamos gradualmente nossa oferta, e o fornecedor teve tempo para aceitá-la ou rejeitá-la. No final, ficamos muito satisfeitos com o resultado. Conseguimos reduzir o preço em 11% em relação ao preço de referência e até em 18% em relação ao preço médio do material em 2024.

Trabalho preparatório demorado

No entanto, a preparação para este leilão foi demorada. Primeiro, tivemos que explicar essa forma diferente de leilão eletrônico aos três fornecedores. Marcamos uma reunião com cada fornecedor para lembrá-los da data e hora do leilão. Também era importante que apenas funcionários com poder de decisão do lado do fornecedor participassem do leilão. Estabelecemos regras para o leilão e coordenamos com as partes interessadas. Os fornecedores já haviam sido treinados no uso da ferramenta.

Os leilões eletrônicos geraram uma economia significativa de custos para nós na América Latina. Atualmente, esse método cobre cerca de 6% do gasto total do site MPP do portfólio IPEL. Os seguintes pontos são fatores cruciais para o sucesso dos leilões eletrônicos: definir materiais adequados, manter uma base de fornecedores qualificados, treinar, educar os licitantes, coordenar com as partes interessadas, estabelecer regras claras e garantir uma comunicação clara.

Acima de tudo, a troca de experiências provou ser extremamente valiosa para mim. Fui incentivado a seguir esse caminho. Compreender o processo, aprender com as tentativas iniciais e adaptar o conceito às minhas necessidades específicas foram cruciais para o meu sucesso. Também foi importante para mim que as perguntas sobre leilões eletrônicos, como escolher o tipo ou usar a ferramenta certa, fossem respondidas diretamente pelo Centro de Excelência ou pela equipe de Embaixadores. Isso criou uma comunidade verdadeiramente global.

Os leilões eletrônicos trazem maior transparência, competitividade e negociações mais dinâmicas. Agora, quero trabalhar ainda mais estreitamente com meus colegas de vendas para compartilhar conhecimentos e insights. Nosso objetivo é desenvolver uma variedade de estratégias que abrirão novas oportunidades de negócios para a empresa.