Otimização de processos na contabilidade

Atendimento mais rápido aos clientes

Carsten Segschneider relata:

Um cliente liga e quer comprar um produto em um tamanho de embalagem diferente do que oferecemos. Na verdade, é uma solicitação simples. Mas, internamente, isso significa lidar com um processo que envolve até 30 etapas em vários sistemas e até 15 pessoas – incluindo vendas, marketing, controle e gestão da qualidade.

O processamento levava em média cerca de 30 dias – o que naturalmente causava frustração. Isso porque, enquanto os novos dados mestre do material não fossem criados no sistema, nenhuma confirmação de pedido poderia ser enviada – e o cliente poderia desistir da compra. Nosso objetivo era claro: otimizar o fluxo de trabalho e eliminar gargalos. O desafio: cada unidade de negócios é organizada de maneira diferente – algumas têm equipes de dados de nível superior que controlam todo o fluxo de trabalho; outras trabalham de forma descentralizada.

Portanto, nem sempre é fácil encontrar uma solução que agrade a todos. Por isso, entramos em um diálogo intenso com nossos contatos.

Após um ano de trabalho intensivo no projeto com as unidades de negócios, TI e a equipe de Excelência Comercial, agora temos um fluxo de trabalho mais enxuto e eficiente. Removemos o máximo possível de etapas do “caminho crítico” para que uma parte maior do processo agora possa ser executada em paralelo.

Isso significa que a duração total não é necessariamente prolongada se um ponto levar mais tempo. Com um novo painel, também podemos monitorar especificamente onde certas etapas são particularmente demoradas. Isso nos permite abordar quaisquer anomalias de maneira direcionada. Nossas ideias estão surtindo efeito: atualmente, a criação de novos materiais logísticos, como produtos acabados ou matérias-primas, leva em média apenas 17 dias. E há mais por vir: nossa meta declarada é de 10 dias.

Mas só podemos alcançar isso se todos se unirem. Se extrapolarmos a economia de tempo potencial para os cerca de 5.000 registros de dados que criamos a cada ano, podemos fazer uma diferença significativa – tanto internamente na LANXESS quanto em termos de satisfação do cliente.