Otimização de processos na contabilidade

Atendimento mais rápido aos clientes

Carsten Segschneider relata:

Um cliente liga e deseja comprar um produto em um tamanho de embalagem diferente do que oferecemos. Na verdade, é um pedido simples. Mas, internamente, isso significa que um processo deve ser concluído, envolvendo até 30 etapas em vários sistemas e até 15 pessoas – incluindo vendas, marketing, controle e gestão da qualidade. O processamento levava em média cerca de 30 dias, o que naturalmente causava frustração. Enquanto os novos dados do material não forem criados no sistema, não é possível enviar uma confirmação do pedido – e o cliente pode desistir.

Nosso objetivo era claro: otimizar o fluxo de trabalho e eliminar os gargalos. O desafio: cada unidade de negócios é organizada de maneira diferente – algumas têm equipes de dados de nível superior que controlam todo o fluxo de trabalho, outras trabalham de forma descentralizada. Portanto, nem sempre é fácil encontrar uma solução que seja adequada para todos. Por isso, iniciamos um diálogo intenso com nossos contatos.

Após um ano de trabalho intensivo com as unidades de negócios, TI e a equipe de Excelência Comercial, agora temos um fluxo de trabalho mais enxuto e eficiente. Removemos o máximo possível de etapas do “caminho crítico”, para que uma parte maior do processo possa agora ocorrer em paralelo. Isso significa que a duração total não é necessariamente prolongada se um ponto levar mais tempo. Com um novo painel, também podemos monitorar especificamente onde determinadas etapas são particularmente demoradas. Assim, podemos abordar quaisquer desvios de forma direcionada.

Nossas ideias estão surtindo efeito: atualmente, a criação de novos materiais logísticos, como produtos finais ou matérias-primas, leva em média apenas 17 dias. E há mais: a nossa meta é 10 dias. Mas só podemos alcançá-la se todos trabalharem em conjunto. Se extrapolarmos a economia de tempo potencial para os cerca de 5.000 registros de dados que criamos a cada ano, podemos fazer uma diferença significativa – tanto internamente na LANXESS quanto na área de satisfação do cliente.