E-veilingen bij MPP

Doorzettingsvermogen loont

Mauricio Buchdid rapporteert:

Sinds ongeveer tien maanden probeer ik elektronische veilingen steeds meer in te voeren. In het begin had ik grote moeite om leveranciers hier in Brazilië te overtuigen om deel te nemen aan mijn e-veilingen.

Velen van hen werken volgens een ‘maandelijks prijslijstmodel’ en hebben nog nooit ervaring gehad met elektronische veilingen. Ik moest hen uitgebreid overtuigen en hen de nodige kennis zo eenvoudig mogelijk bijbrengen. Dat was een grote uitdaging. Aan de andere kant bieden deze tools ook voordelen voor leveranciers: ze hebben veel meer kansen om opdrachten binnen te halen.

Tegelijkertijd neemt natuurlijk ook de druk toe om door andere bedrijven te worden onderboden en de eigen prijsverwachtingen te moeten verlagen.

Verschillende soorten

We hebben verschillende soorten e-veilingen tot onze beschikking, waarbij de omgekeerde e-veiling degene is die we het vaakst gebruiken. In dit geval stellen we een maximumprijs vast en dienen verschillende concurrenten dalende biedingen in om het contract binnen te halen. Dit is een flexibele oplossing. Tijdens de veiling kunnen leveranciers hun biedingen en hun positie online bekijken. In de regel kennen leveranciers hun rangorde, maar niet de daadwerkelijke biedprijzen van hun concurrenten. Het grote voordeel van deze veiling is dat we altijd een bod krijgen.

De uitkomst van de Nederlandse veilingstrategie is iets onzekerder. We gebruiken deze meestal wanneer er minder goedgekeurde leveranciers zijn. In dit geval begint de veiling met een lage prijs, die geleidelijk wordt verhoogd. De startprijs is gebaseerd op de referentieprijs van de leverancier en de gemiddelde prijs van het voorgaande jaar. Maar dergelijke veilingen zijn lastig. Ik heb ooit elf rondes gepland voor een veiling en ben heel agressief te werk gegaan. Maar één leverancier haakte na de tiende ronde af. Er bestaat dus altijd het risico dat er uiteindelijk geen bod komt en de deal niet doorgaat. Daarom moet de planning voor deze veiling veel besluitvaardiger zijn. De druk om het bod te accepteren ligt bij beide partijen. Als een leverancier het huidige bod accepteert, eindigt de veiling automatisch met een winnaar.

Strategie werkte

Maar het kan ook goed uitpakken. Toen ik een grondstof moest kopen waarvoor er slechts drie goedgekeurde leveranciers waren, besloot ik de Nederlandse veilingstrategie te gebruiken. In de eerste stap vroeg ik een referentieprijs (RFI: Request for Information) om het veilingdoel te bepalen.

We waren ook van plan om de prijs met 15 procent te verlagen. Dus stelden we onze minimale startprijs vast. Bij elk bod verhoogden we ons bod geleidelijk, en de leverancier had de tijd om het te accepteren of te weigeren. Uiteindelijk waren we zeer tevreden met het resultaat. We konden de prijs met 11 procent verlagen ten opzichte van de referentieprijs en zelfs met 18 procent ten opzichte van de gemiddelde materiaalprijs in 2024.

Tijdrovende voorbereidingen

De voorbereiding van deze veiling was echter tijdrovend. Eerst moesten we deze andere vorm van e-veiling aan de drie leveranciers uitleggen. We hebben met elke leverancier een afspraak gemaakt om hen te herinneren aan de datum en het tijdstip van de veiling. Het was ook belangrijk dat alleen medewerkers met beslissingsbevoegdheid aan de kant van de leverancier aan de veiling deelnamen. We hebben veilingregels opgesteld en afgestemd met de belanghebbenden. De leveranciers waren al getraind in het gebruik van de tool.

E-veilingen hebben ons in Latijns-Amerika aanzienlijke kostenbesparingen opgeleverd. Momenteel dekt deze methode ongeveer zes procent van de totale uitgaven van de MPP-site van de IPEL-portefeuille. De volgende punten zijn cruciale factoren voor het succes van e-veilingen: het definiëren van geschikte materialen, het onderhouden van een gekwalificeerd leveranciersbestand, training, het opleiden van bieders, afstemming met belanghebbenden, het opstellen van duidelijke regels en het zorgen voor duidelijke communicatie.

Bovenal is de uitwisseling van ervaringen voor mij uiterst waardevol gebleken. Ik werd aangemoedigd om deze weg te volgen. Het begrijpen van het proces, leren van eerste pogingen en het aanpassen van het concept aan mijn specifieke eisen waren cruciaal voor mijn succes. Ik vond het ook belangrijk dat vragen over e-veilingen, zoals het kiezen van het type of het gebruik van de juiste tool, rechtstreeks werden beantwoord door het Center of Excellence of het Ambassadors-team. Dit creëerde een echt wereldwijde gemeenschap.

E-veilingen zorgen voor meer transparantie, concurrentievermogen en dynamischere onderhandelingen. Nu wil ik nog nauwer samenwerken met mijn verkoopcollega's om kennis en inzichten te delen. Ons doel is om verschillende strategieën te ontwikkelen die nieuwe zakelijke kansen voor het bedrijf zullen openen.