Procesoptimalisatie in de boekhouding

Snellere service voor klanten

Carsten Segschneider rapporteert:

Een klant belt en wil een product kopen in een andere verpakkingsgrootte dan wij aanbieden. Eigenlijk is het een eenvoudig verzoek. Maar intern betekent dit dat er een proces moet worden afgehandeld dat tot 30 stappen in meerdere systemen en tot 15 personen omvat – waaronder verkoop, marketing, controlling en kwaliteitsmanagement. De verwerking duurde gemiddeld ongeveer 30 dagen, wat natuurlijk tot frustratie leidde. Zolang de nieuwe materiaalstamgegevens niet in het systeem zijn aangemaakt, kan er namelijk geen orderbevestiging worden verzonden – en kan de klant afhaken.

Ons doel was duidelijk: de workflow stroomlijnen en knelpunten wegwerken. De uitdaging: elke businessunit is anders georganiseerd – sommige hebben data-teams op hoger niveau die de hele workflow controleren, andere werken op een gedecentraliseerde manier. Het is daarom niet altijd eenvoudig om een oplossing te vinden die voor iedereen geschikt is. We zijn daarom een intensieve dialoog aangegaan met onze contactpersonen.

Na een jaar intensief projectwerk met de business units, IT en het Commercial Excellence-team hebben we nu een slankere, efficiëntere workflow. We hebben zoveel mogelijk stappen uit het ‘kritieke pad’ verwijderd, zodat een groter deel van het proces nu parallel kan verlopen. Dit betekent dat de totale duur niet noodzakelijkerwijs wordt verlengd als een bepaald punt meer tijd kost. Met een nieuw dashboard kunnen we ook specifiek monitoren waar bepaalde stappen bijzonder tijdrovend zijn. Zo kunnen we eventuele afwijkingen gericht aanpakken.

Onze ideeën hebben effect: momenteel duurt het creëren van nieuwe logistieke materialen, zoals eindproducten of grondstoffen, gemiddeld slechts 17 dagen. En er komt nog meer: ons doel is 10 dagen. Maar dat kunnen we alleen bereiken als iedereen samenwerkt. Als we de potentiële tijdwinst extrapoleren naar de ongeveer 5.000 gegevensrecords die we elk jaar aanmaken, kunnen we een aanzienlijk verschil maken – zowel intern bij LANXESS als op het gebied van klanttevredenheid.