Subastas electrónicas en MPP
La perseverancia da sus frutos
Mauricio Buchdid informa:
Durante unos diez meses, he estado intentando implantar cada vez más las subastas electrónicas. Al principio, me costó mucho convencer a los proveedores de Brasil para que participaran en mis subastas electrónicas.
Muchos de ellos trabajan según un «modelo de lista de precios mensual» y nunca han tenido experiencia con las subastas electrónicas. Tuve que insistir mucho y transmitirles los conocimientos necesarios de la forma más sencilla posible. Fue un gran reto. Por otro lado, estas herramientas también ofrecen ventajas a los proveedores: tienen muchas más oportunidades de conseguir pedidos.
Al mismo tiempo, por supuesto, también aumenta la presión de que otras empresas ofrezcan precios más bajos y de tener que rebajar las propias expectativas de precio.
Diferentes tipos
Tenemos a nuestra disposición varios tipos de subastas electrónicas, siendo la subasta electrónica inversa la que utilizamos con más frecuencia. En este caso, fijamos un precio máximo y varios competidores presentan ofertas descendentes para ganar el contrato. Se trata de una solución flexible. Durante la subasta, los proveedores pueden ver sus ofertas y su posición en línea. Por regla general, los proveedores conocen su clasificación, pero no los precios reales de las ofertas de sus competidores. La gran ventaja de esta subasta es que siempre acabamos con una oferta.
El resultado de la estrategia de subasta holandesa es algo más incierto. Normalmente la utilizamos cuando hay menos proveedores aprobados. En este caso, la subasta comienza con un precio bajo, que se va incrementando gradualmente. El precio de salida se basa en el precio de referencia del proveedor y en el precio medio del año anterior. Pero este tipo de subastas son complicadas. Una vez planifiqué once rondas para una subasta y adopté un enfoque muy agresivo. Pero un proveedor se retiró después de la décima ronda. Por lo tanto, siempre existe el riesgo de que al final no haya ninguna oferta y el acuerdo se frustre. Por eso, la planificación de esta subasta tiene que ser mucho más decisiva. La presión para aceptar la oferta recae en ambas partes. Si un proveedor acepta la oferta actual, la subasta termina automáticamente con un ganador.
La estrategia funcionó
Pero también puede salir bien. Cuando tuve que comprar una materia prima para la que solo había tres proveedores homologados, decidí utilizar la estrategia de la subasta holandesa. En primer lugar, solicité un precio de referencia (RFI: solicitud de información) para definir el objetivo de la subasta.
También habíamos planeado reducir el precio en un 15 %. Así que fijamos nuestro precio mínimo de partida. Con cada puja, aumentamos gradualmente nuestra oferta y el proveedor tuvo tiempo para aceptarla o rechazarla. Al final, quedamos muy satisfechos con el resultado. Pudimos reducir el precio en un 11 % en comparación con el precio de referencia e incluso en un 18 % en comparación con el precio medio del material en 2024.
Un trabajo preparatorio que requirió mucho tiempo
Sin embargo, la preparación de esta subasta requirió mucho tiempo. En primer lugar, tuvimos que explicar esta forma diferente de subasta electrónica a los tres proveedores. Concertamos una reunión con cada proveedor para recordarles la fecha y la hora de la subasta. También era importante que solo participaran en la subasta los empleados con autoridad para tomar decisiones por parte del proveedor. Establecimos las reglas de la subasta y coordinamos con las partes interesadas. Los proveedores ya habían recibido formación sobre el uso de la herramienta.
Las subastas electrónicas nos han permitido obtener un importante ahorro de costes en Latinoamérica. Actualmente, este método cubre alrededor del seis por ciento del gasto total de la planta MPP de la cartera de IPEL. Los siguientes puntos son factores cruciales para el éxito de las subastas electrónicas: definir los materiales adecuados, mantener una base de proveedores cualificados, formar y educar a los licitadores, coordinarse con las partes interesadas, establecer reglas claras y garantizar una comunicación clara.
Por encima de todo, el intercambio de experiencias ha resultado ser extremadamente valioso para mí. Me animó a seguir este camino. Comprender el proceso, aprender de los intentos iniciales y adaptar el concepto a mis necesidades específicas fueron factores cruciales para mi éxito. También fue importante para mí que las preguntas sobre las subastas electrónicas, como la elección del tipo o el uso de la herramienta adecuada, fueran respondidas directamente por el Centro de Excelencia o el equipo de Embajadores. Esto creó una comunidad verdaderamente global.
Las subastas electrónicas aportan mayor transparencia, competitividad y negociaciones más dinámicas. Ahora quiero trabajar aún más estrechamente con mis compañeros de ventas para compartir conocimientos y puntos de vista. Nuestro objetivo es desarrollar una variedad de estrategias que abran nuevas oportunidades de negocio para la empresa.