E-Auktionen bei MPP
Durch Dranbleiben überzeugt

Mauricio Buchdid berichtet:

Seit rund zehn Monaten versuche ich, die elektronischen Auktionen mehr und mehr zu etablieren. Anfangs hatte ich große Schwierigkeiten, Lieferanten hier in Brasilien zur Teilnahme an meinen E-Auktionen zu bewegen. Viele arbeiten nach einem „monatlichen Preislisten-
modell“ und haben noch nie Erfahrungen mit elektronischen Auktionen gemacht. Ich musste viel Überzeugungsarbeit leisten und ihnen das dafür notwendige Wissen möglichst einfach vermitteln. Das war eine große Herausforderung. Andererseits haben die Lieferanten durch diese Tools auch Vorteile: Sie erhalten viel mehr Möglichkeiten, Aufträge zu bekommen. Gleichzeitig nimmt natürlich auch der Druck zu, von anderen Unternehmen unterboten zu werden und die eigenen Preisvorstellungen senken zu müssen.

Unterschiedliche Typen
Uns stehen verschiedene Arten von E-Auktionen zur Verfügung, wobei wir die 
Reverse-E-Auktion am häufigsten verwenden. Dabei legen wir einen Höchstpreis fest und mehrere Wettbewerber geben absteigende Gebote ab, um den Auftrag zu erhalten. Dies ist eine flexible Lösung. Während der Auktion können die Lieferanten ihre Gebote und ihre Position online einsehen. In der Regel kennen die Lieferanten ihre Rangfolge, aber nicht die tatsächlichen Gebotspreise ihrer Wettbewerber. Der große Vorteil dieser Auktion ist, dass wir am Ende eigentlich immer ein Angebot haben.

Etwas ungewisser ist der Ausgang bei der Dutch-Auction-Strategie. Wir setzen sie in der Regel bei einer geringeren Anzahl zugelassener Lieferanten ein. Hierbei beginnt die Auktion mit einem niedrigen Preis, der schrittweise erhöht wird. Als Ausgangspreis wird der Referenzpreis des Lieferanten sowie der Durchschnittspreis des Vorjahres herangezogen. Doch solche Auktionen sind knifflig. Bei einer Auktion hatte ich einmal elf Runden geplant und war sehr aggressiv vorgegangen. Doch ein Lieferant stieg nach der zehnten Runde aus. Hier besteht also immer das Risiko, dass es am Ende kein Angebot gibt und das Geschäft platzt. Daher muss die Planung dieser Auktion viel entschlossener sein. Der Druck, das Angebot anzunehmen, lastet auf beiden Seiten. Wenn ein Lieferant das aktuelle Angebot annimmt, endet die Auktion automatisch mit einem Gewinner.

Strategie ging auf
Aber es kann auch gutgehen. Als ich einen Rohstoff kaufen musste, für den es nur drei zugelassene Lieferanten gab, entschied ich mich für die Dutch-Auction-Strategie. Im ersten Schritt forderte ich einen Referenzpreis (RFI: Request for Information) an, um das Auktionsziel zu definieren. Zudem hatten wir geplant, den Preis um 15 Prozent zu reduzieren. Also legten wir unseren Mindeststartpreis fest. Mit jedem Gebot erhöhten wir unser Angebot schrittweise, und der Lieferant hatte Zeit, es anzunehmen oder abzulehnen. Am Ende waren wir mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Wir konnten den Preis um elf Prozent gegenüber dem Referenzpreis und sogar um 18 Prozent gegenüber dem durchschnittlichen Materialpreis von 2024 senken.

Aufwändige Vorarbeit
Die Vorbereitung dieser Auktion war jedoch aufwändig. Zunächst mussten wir die drei Lieferanten über diese andere Form der E-Auktion aufklären. Wir haben uns mit jedem Lieferanten zu einem Gespräch verabredet, um ihn an das Datum und die Uhrzeit der Auktion zu erinnern. Wichtig war auch, dass auf der Lieferantenseite nur Mitarbeitende mit Entscheidungsbefugnis an der Auktion teilnahmen. Wir legten Auktionsregeln fest und stimmten uns mit den Stakeholdern ab. Die Lieferanten wurden bereits in der Nutzung des Tools geschult.

Die E-Auktionen haben bei uns in Lateinamerika zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt. Derzeit deckt diese Methode etwa sechs Prozent der Gesamtausgaben des MPP-Standorts des IPEL-Portfolios ab. Entscheidende Faktoren für das Gelingen von E-Auktionen sind folgende Punkte: die Definition geeigneter Materialien, die Pflege eines qualifizierten Lieferantenstamms, Schulungen, die Aufklärung der Bieter, dieAbstimmung mit den Stakeholdern, die Festlegung klarer Regeln und die Gewährleistung einer klaren Kommunikation.

Vor allem der Erfahrungsaustausch hat sich für mich als äußerst wertvoll erwiesen. Ich wurde ermutigt, diesen Weg zu gehen. Das Verständnis für den Prozess, die Lehren aus den ersten Versuchen und die Anpassung des Konzepts an meine spezifischen Anforderungen waren entscheidend für meinen Erfolg. Wichtig war für mich dabei auch, dass Fragen zu den E-Auktionen, beispielsweise zur Wahl des Typs oder zur Verwendung des richtigen Tools, direkt vom Center of Excellence oder dem Ambassadors-Team beantwortet wurden. So entstand eine wirklich globale Community.

Mit den E-Auktionen gehen mehr Transparenz, Wettbewerbsfähigkeit und eine größere Verhandlungsdynamik einher. Jetzt möchte ich noch enger mit den Vertriebskollegen zusammenarbeiten, um Wissen und Erkenntnisse auszutauschen. Unser Ziel ist es, eine Vielzahl von Strategien zu entwickeln, mit denen sich neue Geschäftsmöglichkeiten für das Unternehmen erschließen lassen.