Prozessoptimierung bei Accounting
Schneller beim Kunden

Carsten Segschneider berichtet:
Ein Kunde ruft an und möchte ein Produkt in einer anderen Gebindegröße kaufen, als wir es anbieten. Eigentlich ein einfacher Wunsch. Doch intern bedeutet das: einen Prozess abwickeln, der bis zu 30 Schritte in mehreren Systemen umfasst und an dem bis zu 15 Personen beteiligt sind – darunter Sales, Marketing, Controlling und Qualitätsmanagement. Die Bearbeitung dauerte im Schnitt rund 30 Tage – was natürlich zu Frust geführt hat. Denn solange die neuen Materialstammdaten nicht im System angelegt sind, kann keine Auftragsbestätigung verschickt werden – und der Kunde könnte abspringen.

Unser Ziel war klar: den Workflow entzerren und Engpässe abbauen. Die Herausforderung: Jede Business Unit ist anders organisiert – manche haben übergeordnete Daten-Teams, die den gesamten Workflow steuern; andere arbeiten dezentral. Eine Lösung, die für alle passt, lässt sich daher nicht immer einfach finden. Wir sind deshalb in einen intensiven Dialog mit unseren Ansprechpartnern gegangen.

Nach einem Jahr intensiver Projektarbeit mit den Business Units, der IT und dem Team von Commercial Excellence steht nun ein schlanker, effizienterer Workflow. Wir haben möglichst viele Schritte aus dem „kritischen Pfad“ herausgenommen, sodass ein größerer Teil des Prozesses nun parallel ablaufen kann. So verlängert sich die Gesamtdauer nicht zwangsläufig, falls ein Punkt mal mehr Zeit in Anspruch nimmt. Mit einem neuen Dashboard können wir außerdem gezielt monitoren, an welchen Stellen bestimmte Schritte besonders zeitintensiv sind. So können wir bei Auffälligkeiten gezielt auf die Bereiche zugehen. 

Unsere Ideen zeigen Wirkung: Aktuell dauert die Anlage neuer logistischer Materialien, etwa Fertigprodukte oder Rohstoffe, im Schnitt nur noch 17 Tage. Und da geht noch mehr: 10 Tage sind unser erklärtes Ziel. Das können wir aber nur erreichen, wenn alle an einem Strang ziehen. Rechnet man die mögliche Zeitersparnis auf die rund 5.000 Datensätze hoch, die wir pro Jahr anlegen, können wir einen bedeutenden Hebel bewegen – sowohl für LANXESS intern als auch für die Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden.