Leia o artigo sobre compras

Existem os iniciantes: eles publicam seus produtos na plataforma de leilões Ebay com um lance mínimo e aguardam. Isso geralmente dá errado e, no final, o lance é aceito pelo preço mínimo. Depois, há os avançados: pensam em quando o leilão deve terminar. A maioria das pessoas está dormindo às cinco da manhã e, às nove da noite, muitas já estão na cama: elas assistem a séries e ficam olhando seus celulares ao mesmo tempo – um bom momento para encerrar o leilão. Talvez ocorra uma batalha de lances, fazendo o preço subir. E há os profissionais: eles pensam em tudo – preço inicial, horário, comunicação com os arrematantes. Eles tiram o máximo proveito disso e têm êxito graças à sua experiência.

Reunir Experiência e Desenvolver Estratégias
E é exatamente essa experiência que nossos colegas que estão iniciando os leilões eletrônicos para a LANXESS adquirem. Sabine Deppe, área central Aquisições Globais e Logística, lidera o recém-criado Center of Excellence eSourcing (Centro de Excelência em eSourcing). Sua equipe é especialista quando se trata de aquisição digital estratégica de mercadorias. Nesse meio tempo, ela gerenciou vários leilões eletrônicos junto com outros compradores: “Por exemplo, colocamos pela primeira vez matérias-primas à venda no Pinpools, mercado digital de produtos químicos”, diz ela. “É claro que esse leilão também é semelhante a um leilão do eBay. Só que ao contrário: nós definimos os preços iniciais e observamos como os arrematantes subcotam os lances uns dos outros.” E isso funciona. “Em média, vemos um potencial de economia de 5% a 7% nas compras com leilões eletrônicos.” Às vezes, é possível obter ainda mais. “Estamos apenas no início e ainda aprendendo”, conta Deppe. A equipe está observando as diferentes estratégias de lance: os mais agressivos fazem lances de preço baixo logo no início, enquanto outros só se envolvem na fase final. “Analisamos o processo, adquirimos experiência e estamos em contato próximo com a equipe de Excelência Comercial”, diz Sabine Deppe. Porém, as conquistas iniciais são impressionantes: “Nos horários de pico, chegamos a economizar até 20%.”

Realização de Potencial
E isso é apenas nos leilões eletrônicos. Outro grande projeto que ela e sua equipe acabaram de concluir como parte da Excelência de Aquisições é a primeira licitação digital global em massa de mais de 2.000 demandas de materiais químicos para mais de 1.000 fornecedores. Isso corresponde a um valor de compra de cerca de 280 milhões de euros. Os produtos, alguns dos quais foram comprados em pequenos volumes ou de modo irregular, foram rapidamente identificados. Para a licitação, a equipe precisou primeiro trabalhar com outros compradores e com as unidades de negócios para documentar com precisão as especificações de cada unidade de produção. “Esse foi um esforço enorme – todos os envolvidos fizeram um ótimo trabalho em um curto período”, declara Sabine Deppe. “E os fornecedores, especialmente os distribuidores de produtos químicos, apreciam essa transparência global pela primeira vez.”

Ferramenta Utilizada com Sucesso
Uma interface digital, o Coupa Sales Optimiser, foi usada para trocar dados com os fornecedores e avaliar as ofertas. “Com essa ferramenta, conseguimos analisar com eficiência as mais de 6.300 faixas de preços recebidos.” Isso funcionou muito bem. Não teria sido possível com o Excel nessa extensão e nessa velocidade. “Conseguimos mapear muito bem os diferentes cenários de contratação com a ferramenta.” Ao especificar os critérios, a ferramenta fornece avaliações personalizadas. Por exemplo, ela pondera o custo de requalificação de um fornecedor em relação à sua vantagem de preço. Os resultados da ferramenta foram verificados pelos compradores. Se novos fornecedores precisassem ser qualificados, por exemplo, eles passavam essa informação para as BUs. “Alguns deles eram velhos conhecidos que voltaram a atuar como fornecedores por meio desse concurso”, diz Deppe.

Efeito Psicológico: Preços Mais Baixos
Foi interessante observar que os fornecedores existentes baixaram seus preços apenas como resultado da licitação global digital: “Isso nos permitiu criar pressão”, diz ela. No geral, a equipe identificou possíveis economias de cerca de 20 milhões de euros. Desse valor, 10 milhões de euros foram gerados mais rapidamente do que o planejado. “Isso foi devido à excelente cooperação com as BUs”, diz ela. Atualmente, a equipe está planejando as próximas licitações regionais para a Europa, América do Norte e Ásia. “Queremos manter alta a pressão sobre o mercado e lançar novas rodadas de licitações.” A equipe também deseja usar ferramentas baseadas em IA no futuro. Em especial, as respostas aos fornecedores em caso de dúvidas sobre a interface digital poderiam ser automatizadas. “Estamos recebendo um excelente suporte dos colegas da GF IT.” Ela está muito satisfeita com os resultados obtidos até agora. “Vimos que os dois métodos, a licitação digital em massa e os leilões eletrônicos, funcionam e trazem benefícios econômicos para as BUs também. Além disso, obtivemos novos insights que também são valiosos para os colegas dos setores de marketing e vendas do Grupo.”

Quem sabe o que mais será possível depois que a equipe da GF GPL dominar o gabarito das estratégias de licitação digital. Será interessante de ver.