Negociar Com Segurança
Qual
é minha posição de negociação? Quais consequências isso tem para o meu
contrato? O que deve ser incluído? Uma caixa de ferramentas ajuda a
equipe de vendas e marketing a esclarecer perguntas como essas.
Os
contratos com clientes devem ser sólidos e eficazes, além de, ao mesmo
tempo, tão favoráveis quanto possível para a LANXESS – e para atingir
esses dois objetivos principais, existe agora uma caixa de ferramentas
bastante inteligente. Ela foi desenvolvida por uma equipe
interdisciplinar dentro do stream de Excelência Comercial. E o fato de
que ela vai direto ao ponto já fica evidente quando Stefan Marquart, GF
DEV e chefe do projeto Contract Management (Gestão de contratos),
formula os objetivos da caixa de ferramentas: “Queremos usar a caixa de
ferramentas para profissionalizar o trabalho com contratos e, dessa
forma, maximizar o valor comercial dos acordos dos clientes.” E, é
claro, não são apenas os novos contratos que devem se tornar mais
seguros, mais claros e mais favoráveis para a LANXESS; a caixa de
ferramentas também deve ser consultada quando os contratos forem
prorrogados ou alterados. “Nesse sentido, geralmente também ainda há
potencial para otimização”, conta Maike Krewet, membro da equipe da GF
LEX.
Para tal abordagem ambiciosa, a equipe trabalhou com colegas de
várias BUs para analisar o conteúdo dos maiores e mais importantes
contratos de clientes da LANXESS. A partir disso foram compiladas as
melhores práticas. A equipe também abordou as perguntas mais frequentes
sobre o significado e a função de componentes individuais do contrato e
as integraram à caixa de ferramentas como “doses de know-how”.
Qualquer
pessoa que agora usa a caixa de ferramentas esclarece primeiro sua
posição de negociação: ela é ruim, equilibrada ou boa? Os aspectos da
situação de oferta e demanda, assim como a sensibilidade do cliente ao
preço, desempenham um papel decisivo aqui. Quando os próprios pontos
fortes ou fracos das negociação estiverem claros, a caixa de ferramentas
me ajudará com uma proposta para o esboço concreto dos elementos mais
importantes do contrato. Por exemplo, um contrato de curto prazo, com
duração de um ano, é recomendado como ideal para uma posição de
negociação ruim. Isso significa que as condições podem ser renegociadas e
melhoradas no ano seguinte, a partir de uma possível posição de
negociação melhor.
A caixa de ferramentas também é uma lista de
verificação: passo a passo, os elementos individuais de um contrato com o
cliente, tais como preço e mecanismos de ajuste de preço, quantidades
mínimas de compra, e as consequências de não cumpri-las, ou modalidades
de pedido, termos de contrato e regulamentos de responsabilidade e muito
mais, podem ser estruturados e otimizados para o contrato individual. A
fim de tornar mais eficiente a coordenação da elaboração de contratos
entre as unidades de negócios e o Departamento Jurídico, os elementos da
caixa de ferramentas e suas opções de seleção foram estreitamente
harmonizados com o modelo revisado do contrato de cliente alemão e
europeu. “A caixa de ferramentas e o modelo de contrato agora se
encaixam como engrenagens”, declara Julian Korb, do ponto de vista do
Departamento Jurídico. A caixa de ferramentas também já pode ser usada
nos EUA. A Ásia-Pacífico, a Índia e o Brasil virão em seguida.
A
caixa de ferramentas já está em uso, e os eventos introdutórios para
gerentes de BUs, vendas e marketing já foram realizados. Até o fim do
ano, haverá um treinamento mais intensivo para os colaboradores com
funções de vendas ou marketing. Depois disso, o uso da caixa de
ferramentas será obrigatório na celebração de novos contratos e na
prorrogação ou alteração dos existentes. No caso de dúvidas durante o
uso cotidiano: colegas do Departamento Jurídico estão à disposição para
oferecer orientação e assistência.
A equipe do projeto também
está apoiando os esforços do Departamento Jurídico para introduzir um
software de gestão de contratos. O objetivo é mapear o conteúdo da caixa
de ferramentas e, em seguida, criar a minuta do contrato
automaticamente, na maioria dos casos. Além de economizar tempo, esse
software também ajudaria a minimizar os riscos financeiros. Como isso
funciona? Com a ajuda da IA. Ela verifica automaticamente se o cliente
está cumprindo os termos do contrato e sinaliza perdas iminentes de
receita em tempo hábil. Essa e outras funções devem melhorar o EBIT em
pelo menos 20 milhões de euros ao longo de vários anos.
No
entanto, apesar de toda a sistematização e da aplicação imediata de
software altamente inteligente, uma coisa permanece clara: os contratos
são celebrados individualmente com o cliente. Os responsáveis pelas
vendas nas BUs estão cientes desse momento delicado, conhecem suas
contrapartes e estão em uma melhor posição para avaliar o que é possível
em qual configuração e o que pode valer a pena para a BU, apesar de
todos os riscos. “Em última análise, essa decisão é tomada pelo colega
juntamente com sua BU”, enfatiza Marquart. Afinal, sempre há fatores de
influência que estão além de um modelo ou de uma lista de verificação.
“O ponto principal é tomarmos nossas decisões de maneira consciente.”
Práticas Recomendadas com a Nova Caixa de Ferramentas
“Acho
que a ferramenta é um sucesso total. Assim, podemos verificar de forma
rápida e eficiente se todas as disposições relevantes estão incluídas em
uma minuta de contrato. A caixa de ferramentas também oferece suporte à
colaboração estruturada e eficiente entre a BU e a LEX, tanto aqui na
Alemanha quanto com os colegas dos EUA. Nas negociações, o foco é sempre
em duas perguntas: o que eu quero? E o que posso alcançar? É muito
importante ter clareza sobre sua própria posição de negociação. A caixa
de ferramentas também pode ajudar nesse sentido.”
Anna Schmidtlein-Hellmann, Diretora de Marketing Global, Chlorobenzenes & Derivatives, BU AII