Artikel inkoop lezen

Je hebt de beginnelingen: zij plaatsen hun spullen op het veilingplatform eBay voor een minimumbod en wachten af. Dat wordt meestal niets, maar uiteindelijk verkopen ze toch aan de minimumprijs. Dan heb je de gevorderden: zij denken na over wanneer de veiling moet eindigen. ’s Ochtends om vijf uur slapen de meeste mensen nog, maar om negen uur ’s avonds gaan velen multitasken: ze streamen een serie en kijken tegelijk op hun gsm – een goed moment om de veiling te beëindigen. Misschien wordt er dan volop geboden en wordt de prijs opgedreven. En ten slotte zijn er nog de professionals: zij denken aan alles – startprijs, timing, communicatie met bieders. Zij halen er het maximum uit – en dat lukt hen dankzij hun ervaring.

Ervaring opdoen – strategieën ontwikkelen
De collega’s die e-veilingen starten voor LANXESS doen ook die ervaring op. Sabine Deppe, Group Function Global Procurement & Logistics, staat aan het hoofd van het pas opgerichte Center of Excellence eSourcing. Haar team houdt zich bezig met de strategische digitale inkoop van goederen. Ondertussen heeft het samen met andere inkopers al tal van e-veilingen georganiseerd: “Zo hebben wij bijvoorbeeld voor het eerst grondstoffen aanbesteed op de digitale chemiemarktplaats Pinpools”, zegt ze. “Die veiling verloopt zoals een eBay-veiling. Maar dan omgekeerd: wij leggen onze startprijzen vast en kijken hoe de bieders elkaar onderbieden.” En het werkt. “Gemiddeld kunnen we 5 tot 7 procent besparen als we inkopen op e-veilingen.” Soms zelfs meer. “We zijn net begonnen en zijn nog aan het leren”, zegt Deppe. Het team observeert de verschillende biedstrategieën: agressieve bieders gaan meteen in het begin voor een lage prijs, terwijl anderen pas in de eindfase meedoen. “Wij analyseren het proces, doen ervaring op en overleggen nauw met het Commercial Excellence-team”, zegt Sabine Deppe. Maar de eerste successen zijn indrukwekkend: “Op de beste momenten hebben we zelfs besparingen tot 20 procent gerealiseerd.”

Potentieel realiseren
En dat zijn alleen nog maar de e-veilingen. Een ander groot project dat zij en haar team net hebben afgerond in het kader van Procurement Excellence is de eerste grote, wereldwijde digitale aanbesteding van meer dan 2.000 chemische materialen bij meer dan 1.000 leveranciers. Dat komt overeen met een inkoopwaarde van ongeveer 280 miljoen euro. De producten, waarvan sommige in kleine hoeveelheden of op onregelmatige basis worden ingekocht, waren snel geïdentificeerd. Voor de aanbesteding moest het team eerst samenwerken met andere inkopers en de businessunits om de specificaties voor elke vestiging nauwkeurig te documenteren. “Dat was een enorme inspanning – alle betrokkenen hebben in korte tijd fantastisch werk geleverd”, zegt Sabine Deppe. “En de leveranciers, vooral de chemische distributeurs, zijn blij met deze eerste wereldwijde transparantie.”

Tool met succes gebruikt
Om gegevens uit te wisselen met de leveranciers en de offertes te beoordelen werd een digitale interface, de Coupa Sales Optimizer, gebruikt. “Met deze tool konden we de meer dan 6.300 prijspunten die we ontvingen efficiënt analyseren.” Dat ging erg vlot; met Excel was het niet gelukt, met zoveel cijfers en zo snel. “We konden de verschillende gunningsscenario’s met de tool heel goed in kaart brengen.” Door criteria op te geven, levert de tool beoordelingen op maat. Hij vergelijkt bijvoorbeeld de moeite die het kost om een leverancier opnieuw te kwalificeren met het prijsvoordeel. De resultaten van de tool werden gecontroleerd door de inkopers. Als er nieuwe leveranciers moesten worden gekwalificeerd, gaven zij deze informatie door aan de BU’s. “Sommige van deze leveranciers waren oude bekenden die door deze aanbesteding weer opdoken”, zegt Deppe.

Psychologisch effect: lagere prijzen
Het was interessant om te zien dat bestaande leveranciers hun prijzen verlaagden alleen al als gevolg van de wereldwijde digitale aanbesteding: “We hebben er dus druk mee uitgeoefend”, zegt ze. In totaal identificeerde het team potentiële besparingen van ongeveer 20 miljoen euro. 10 miljoen daarvan werd sneller gerealiseerd dan gepland. “Dat was te danken aan de uitstekende samenwerking met de BU’s”, zegt ze. Het team plant momenteel de volgende regionale aanbestedingen voor Europa, Noord-Amerika en Azië. “Wij willen de druk op de markt hoog houden en nog meer aanbestedingsrondes opstarten.” Het team wil daarvoor in de toekomst ook AI-gebaseerde tools gebruiken. Met name antwoorden aan leveranciers op vragen over de digitale interface zouden geautomatiseerd kunnen worden. “We krijgen uitstekende ondersteuning van onze collega’s bij GF IT.” Ze is erg tevreden met de resultaten tot nu toe. “Wij hebben gezien dat beide goed werken, de grote digitale aanbestedingen en de e-veilingen, en dat ze ook economische voordelen opleveren voor de BU’s. En we hebben nieuwe inzichten opgedaan die ook waardevol zijn voor onze collega’s van Marketing & Sales in de Groep.”

Wie weet wat er nog meer mogelijk is als het GF GPL-team de digitale aanbestedingsstrategieën helemaal onder de knie heeft. We kijken ernaar uit.