Klantencontracten
moeten waterdicht zijn en tegelijk zo gunstig mogelijk voor LANXESS –
om daarbij te helpen, is er nu een behoorlijk slimme toolbox. Die is
ontwikkeld door een interdisciplinair team binnen de Commercial
Excellence Stream. Dat de toolbox meteen tot de essentie komt, blijkt al
als Stefan Marquart, GF DEV en hoofd van het project Contract
Management, de doelstellingen ervan formuleert: “Wij willen met onze
toolbox de afhandeling van contracten professionaliseren en zo de
commerciële waarde van klantencontracten maximaliseren.” En natuurlijk
moeten niet alleen nieuwe contracten beter, duidelijker en gunstiger
voor LANXESS worden; de toolbox is ook nuttig als contracten worden
verlengd of gewijzigd. “Ook dan kan het vaak nog beter”, zegt teamlid
Maike Krewet van GF LEX.
Voor deze ambitieuze aanpak analyseerde
het team samen met collega’s van verschillende BU’s de inhoud van de
grootste en belangrijkste klantencontracten van LANXESS. Op basis
daarvan stelden ze best practices op. Daarnaast hebben ze veelgestelde
vragen over de betekenis en functie van afzonderlijke contractbepalingen
als know-how nuggets geïntegreerd in de toolbox.
Wie de toolbox
gebruikt, verduidelijkt eerst zijn onderhandelingspositie: is die eerder
slecht, evenwichtig of goed? De vraag- en aanbodsituatie en de
prijsgevoeligheid van de klant spelen hierbij een doorslaggevende rol.
Zodra de eigen sterktes of zwaktes duidelijk zijn, helpt de toolbox met
het bepalen van de concrete inhoud van het contract. Zo wordt
bijvoorbeeld een korte contractduur van één jaar aanbevolen bij een
slechte onderhandelingspositie. De voorwaarden kunnen dan het jaar
daarop opnieuw worden onderhandeld en verbeterd vanuit een hopelijk
betere onderhandelingspositie.
De toolbox is ook een checklist:
stap voor stap kunnen de individuele bepalingen van een klantencontract,
zoals prijs- en prijsaanpassingsmechanismen, minimale
afnamehoeveelheden en de gevolgen van niet-naleving daarvan of
bestelmodaliteiten, looptijden en aansprakelijkheidsregelingen en nog
veel meer, worden opgesteld en geoptimaliseerd voor het individuele
contract. Om de afhandeling van contracten tussen de businessunits en de
juridische afdeling efficiënter te maken, zijn de elementen van de
toolbox en de selectiemogelijkheden nauw afgestemd op het herziene
Duitse en Europese modelcontract. “De toolbox en de modelcontracten
spelen nu perfect op elkaar in”, zegt Julian Korb van de juridische
afdeling. De toolbox kan ook al worden gebruikt voor de VS. APAC, India
en Brazilië volgen nog.
De toolbox is al in gebruik, en de
introductiesessies voor de verantwoordelijken van de BU’s en Sales &
Marketing hebben al plaatsgevonden. Intensievere opleidingen voor
medewerkers met een verkoop- of marketingfunctie zijn gepland tegen het
einde van het jaar. Daarna zal het verplicht zijn om de toolbox te
gebruiken bij het afsluiten van nieuwe contracten en bij het verlengen
of wijzigen van lopende contracten. Duiken er vragen op tijdens het
dagelijkse gebruik, dan staan de collega’s van de juridische afdeling
klaar met raad en daad.
Het projectteam ondersteunt ook de
inspanningen van de juridische afdeling om software voor contractbeheer
te introduceren. Die moet aansluiten bij de inhoud van de toolbox en
vervolgens in de meeste gevallen automatisch het conceptcontract
opstellen. Dergelijke software bespaart niet alleen tijd, maar helpt ook
om financiële risico’s te minimaliseren. Hoe werkt het? Met behulp van
AI. De software controleert automatisch of de klant de bepalingen van
het contract naleeft en wijst tijdig op dreigend omzetverlies. Verwacht
wordt dat het EBIT onder meer hierdoor over meerdere jaren met minstens
20 miljoen euro zal verbeteren.
Maar ondanks alle systematisering
en de zeer intelligente software die eraankomt, blijft één ding
duidelijk: een contract sluit je individueel met de klant af. De
salesmanagers van de BU’s zijn zich bewust van de gevoeligheid hiervan,
ze kennen hun gesprekspartner en kunnen het best inschatten wat mogelijk
is in welke constellatie en wat ondanks alle risico’s de moeite waard
kan zijn voor de BU. “Tenslotte wordt deze beslissing genomen door de
collega in overleg met zijn BU”, zegt Marquart. Want er zijn altijd
beïnvloedende factoren die verder gaan dan een model of een checklist.
“Het belangrijkste is dat we onze beslissingen bewust nemen.”
Best practice met de nieuwe toolbox
“Ik
vind de tool zeer geslaagd. We kunnen nu snel en efficiënt controleren
of alle relevante bepalingen opgenomen zijn in een conceptcontract. De
toolbox ondersteunt ook een gestructureerde en efficiënte samenwerking
tussen de BU en LEX – zowel hier in Duitsland als met onze collega’s in
de VS. Bij onderhandelingen gaat het altijd om twee vragen: Wat wil ik?
En wat kan ik bereiken? Het is heel belangrijk om je eigen
onderhandelingspositie goed in te schatten. Ook daarbij kan de toolbox
helpen.”
Anna Schmidtlein-Hellmann
Global Marketing Director, Chlorobenzenes & Derivatives, BU AII