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Da gibt es die Anfänger: Sie stellen ihre Ware auf der Auktionsplattform Ebay zu einem Mindestgebot ein und warten ab. Das geht meist schief, am Ende erfolgt der Zuschlag zum Mindestpreis. Dann gibt es die Fortgeschrittenen: Die überlegen sich, wann die Auktion enden soll. Morgens um fünf schlafen die meisten, abends um neun multitasken viele: Sie streamen Serien und schauen gleichzeitig auf ihr Handy – ein guter Zeitpunkt, um die Auktion zu beenden. Vielleicht entwickelt sich dann eine Bieterschlacht, die den Preis in die Höhe treibt. Und dann sind da noch die Profis: Sie denken an alles – Startpreis, Timing, Bieterkommunikation. Sie holen das meiste raus – und das gelingt ihnen dank ihrer Erfahrung.

Erfahrungen sammeln –
Strategien entwickeln
Und genau diese Erfahrung sammeln auch die Kolleginnen und Kollegen, die für LANXESS E-Auktionen initiieren. Sabine Deppe, Group Function Global Procurement & Logistics, leitet das neu geschaffene Center of Excellence eSourcing. Ihr Team ist am Zug, wenn es um die strategische digitale Warenbeschaffung geht. Inzwischen hat es gemeinsam mit anderen Einkäufern zahlreiche E-Auktionen geleitet: „Wir haben zum Beispiel erstmals Rohstoffe auf dem digitalen Chemiemarktplatz Pinpools ausgeschrieben“, erzählt sie. „Natürlich ähnelt diese Auktion auch einer Ebay-Auktion. Nur umgekehrt: Wir geben unsere Einstiegspreise vor und beobachten, wie sich die Bieter gegenseitig unterbieten.“ Und das funktioniert. „Im Durchschnitt sehen wir mit E-Auktionen ein Einsparpotenzial von 5 bis 7 Prozent im Einkauf.“ Manchmal ist sogar noch mehr drin. „Wir stehen erst am Anfang und lernen noch“, sagt Deppe. So beobachtet das Team die unterschiedlichen Bieterstrategien: Die Aggressiven bieten gleich zu Beginn einen niedrigen Preis, andere steigen erst in der letzten Phase ein. „Wir analysieren den Prozess, sammeln Erfahrungen und stehen dazu in engem Erfahrungsaustausch mit dem Commmercial-Excel-
lence-Team“, sagt Sabine Deppe. Doch die ersten Erfolge können sich sehen lassen: „In der Spitze haben wir sogar bis zu 20 Prozent eingespart.“

Potenziale heben
Und das sind nur die E-Auktionen. Ein anderes, größeres Projekt, das sie mit ihrem Team im Rahmen von Procurement Excellence gerade abgeschlossen hat, ist die erste weltweite digitale Massenausschreibung von über 2.000 chemischen Materialbedarfen an über 1.000 Lieferanten. Das entspricht einem Einkaufswert von rund 280 Millionen Euro. Die zum Teil kleinvolumigen oder unregelmäßig beschafften Produkte wurden schnell identifiziert. Für die Ausschreibung musste das Team gemeinsam mit anderen Einkäufern und den Business Units zunächst die Spezifikationen für jeden Standort genau dokumentieren. „Das war ein enormer Aufwand – alle Beteiligten haben hier in kurzer Zeit einen tollen Job gemacht“, sagt Sabine Deppe. „Und die Lieferanten, vor allem die Chemiedistributeure, begrüßen diese erstmalige
globale Transparenz.“
Tool erfolgreich eingesetzt
Für den Datenaustausch mit den Lieferanten und die Auswertung der Angebote kam eine digitale Schnittstelle zum Einsatz, der Coupa Sales Optimizer. „Mit diesem Tool konnten wir die mehr als 6.300 erhaltenen Preispunkte effizient auswerten.“ Das habe sehr gut geklappt, mit Excel wäre das in dem Umfang und der Geschwindigkeit nicht möglich gewesen. „Die unterschiedlichen Vergabeszenarien konnten wir mit dem Tool sehr gut abbilden.“ Durch die Vorgabe von Kriterien liefert das Tool maßgeschneiderte Auswertungen. So wägt es beispielsweise den Aufwand für die notwendige Requalifizierung eines Lieferanten gegen dessen Preisvorteil ab. Die Ergebnisse des Tools wurden von den Einkäufern überprüft. Mussten etwa neue Lieferanten qualifiziert werden, gaben sie diese Information an die BUs weiter. „Das waren zum Teil alte Bekannte, die über diese Ausschreibung wieder als Lieferanten ins Spiel kamen“, erzählt Deppe.

Psychologischer Effekt: Preise gesenkt
Interessant war, dass bestehende Lieferanten allein durch die digitale globale Ausschreibung ihre Preise senkten: „Damit haben wir Druck erzeugt“, sagt sie. Insgesamt identifizierte das Team ein Einsparpotenzial von rund 20 Millionen Euro. 10 Millionen davon wurden schneller als geplant generiert. „Das lag an der sehr guten Zusammenarbeit mit den BUs“, sagt sie. Derzeit plant das Team die nächsten regionalen Ausschreibungen für Europa, Nordamerika und Asien. „Wir wollen den Druck im Markt hoch halten und weitere Ausschreibungsrunden starten.“ In Zukunft will das Team auch KI-basierte Tools einsetzen. Insbesondere könnten Antworten an Lieferanten bei Rückfragen zur digitalen Schnittstelle automatisiert werden. „Dabei werden wir von den Kolleginnen und Kollegen der GF IT hervorragend unterstützt.“ Mit den bisherigen Ergebnissen ist sie sehr zufrieden. „Wir haben bei beiden Methoden, der digitalen Massenausschreibung und den E-Auktionen, gesehen, dass sie funktionieren und den BUs auch wirtschaftlich etwas bringen. Außerdem haben wir neue Erkenntnisse gewonnen, die auch für die Kolleginnen und Kollegen aus Marketing & Sales im Konzern wertvoll sind.“

Wer weiß, was noch alles möglich ist, wenn das Team der GF GPL die Klaviatur der digitalen Ausschreibungsstrategien erst einmal perfekt beherrscht. Man darf gespannt sein.