Sicher verhandeln

Wie steht es um meine Verhandlungsposition? Welche Folgen hat sie für meinen Vertrag? Was muss drinstehen? Eine Toolbox hilft dem Sales- und Marketingteam, Fragen wie diese zu klären.

Kundenverträge sollen hieb- und stichfest sein und gleichzeitig möglichst günstig für LANXESS ausfallen – um diese beiden Kernziele zu erreichen, gibt es nun eine ziemlich ausgefuchste Toolbox. Entwickelt wurde sie von einem interdisziplinären Team innerhalb des Commercial Excellence Streams. Und dass es hier direkt ans Eingemachte geht, klingt schon an, wenn Stefan Marquart, GF DEV und Leiter des Projekts Contract Management, die Ziele der Toolbox formuliert: „Wir wollen mit unserer Toolbox den Umgang mit Verträgen professionalisieren und so den kommerziellen Wert der Kundenverträge maximieren.“  Und natürlich sollen nicht nur neue Verträge sicherer, klarer und für LANXESS vorteilhafter werden, auch bei Vertragsverlängerungen oder -änderungen soll die Toolbox zu Rate gezogen werden. „Auch hier gibt es meist noch Optimierungspotenzial“, sagt Teammitglied Maike Krewet, GF LEX.

Für diesen ambitionierten Ansatz nahm sich das Team gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen BUs die Inhalte der größten und wichtigsten Kundenverträge von LANXESS vor. Daraus stellten sie Best Practices zusammen. Darüber hinaus haben sie häufig gestellte Fragen zur Bedeutung und Funktion einzelner Vertragsbestandteile aufgegriffen und als Know-how-Nuggets in die Toolbox integriert.

Wer nun die Toolbox verwendet, macht sich erst einmal seine Verhandlungsposition klar: Ist sie eher schlecht, ausgewogen oder gut? Dabei spielen die Aspekte der Angebots- und Nachfragesituation sowie die Preissensibilität des Kunden eine entscheidende Rolle. Ist die eigene Verhandlungsstärke bzw. -schwäche klar, hilft mir die Toolbox bei der konkreten Ausgestaltung der wichtigsten Vertragselemente mit einem Vorschlag. So wird beispielsweise bei einer schlechten Verhandlungsposition eine kurze Vertragslaufzeit von einem Jahr als ideal empfohlen. So können die Konditionen im kommenden Jahr aus einer hoffentlich besseren Verhandlungsposition dann neu verhandelt und auch verbessert werden.

Die Toolbox ist auch eine Checkliste: Schritt für Schritt können die einzelnen Elemente eines Kundenvertrages wie Preis- und Preisanpassungsmechanismen, Mindestabnahmemengen und Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung oder Bestellmodalitäten, Vertragslaufzeiten und Haftungsregelungen und vieles mehr für den individuellen Vertrag gestaltet und optimiert werden. Um die Abstimmung bei der Vertragsgestaltung zwischen den Business Units und der Rechtsabteilung effizienter zu machen, wurden die Elemente der Toolbox und deren Auswahlmöglichkeiten eng mit dem überarbeiteten Muster des deutschen bzw. europäischen Kundenvertrages abgestimmt. „Toolbox und Vertragsmuster greifen nun wie Zahnräder ineinander“, sagt Julian Korb aus Sicht der Rechtsabteilung. Auch für die USA ist die Toolbox bereits anwendbar. APAC, Indien und Brasilien werden folgen.
 
Die Toolbox ist bereits im Einsatz, auch die Einführungsveranstaltungen für die BU-,  Sales- und Marketing-Leiter haben schon stattgefunden. Intensivere Trainings für Mitarbeitende mit Sales- bzw. Marketing-Funktion werden bis Ende des Jahres folgen. Danach ist die Verwendung der Toolbox beim Abschluss von Neuverträgen sowie bei Vertragsverlängerungen und -änderungen verpflichtend. Sollten Fragen bei der täglichen Anwendung auftauchen: Die Kolleginnen und Kollegen von der Rechtsabteilung stehen mit Rat und Tat zur Seite.

Das Projektteam unterstützt auch die Bestrebung der Rechtsabteilung zur Einführung einer Contract Management Software. Sie soll die Inhalte der Toolbox abbilden und den Vertragsentwurf dann in den meisten Fällen automatisch erstellen. Neben der Zeitersparnis würde eine solche Software auch helfen, finanzielle Risiken zu minimieren. Wie das geht? Mit der Hilfe von KI. Sie überprüft automatisch, ob der Kunde die Vertragsbestimmungen einhält, und macht rechtzeitig auf drohende Einnahmeverluste aufmerksam. Mit dieser und weiteren Funktionen soll das EBIT über mehrere Jahre um mindestens 20 Millionen Euro verbessert werden.

Doch bei aller Systematik und dem bevorstehenden Einsatz einer hochintelligenten Software bleibt eines klar: Verträge werden individuell mit dem Kunden geschlossen. Die Sales-Verantwortlichen in den BUs wissen um den sensiblen Moment, sie kennen ihr Gegenüber, können am besten einschätzen, was in welcher Konstellation möglich ist und was sich trotz aller Risiken vielleicht doch für die BU lohnt. „Letztlich trifft diese Entscheidung der Kollege mit seiner BU“, gibt Marquart zu bedenken. Denn es gebe immer Einflussfaktoren, die jenseits eines Modells oder einer Checkliste liegen. „Hauptsache, wir treffen unsere

Entscheidungen bewusst.“ 

Zitat:

Best Practice mit der neuen Toolbox

„Ich finde das Tool rundum gelungen. Wir können dann schnell und effizient prüfen, ob alle relevanten Regelungen in einem Vertragsentwurf enthalten sind. Darüber hinaus unterstützt die Toolbox die strukturierte und effiziente Zusammenarbeit zwischen BU und LEX – sowohl hier in Deutschland als auch mit den US-Kolleginnen und -Kollegen. In Verhandlungen stehen immer die beiden Fragen im Fokus: Was will ich haben? Und was kann ich durchsetzen? Sich über seine eigene Verhandlungsposition klar zu sein, ist dabei sehr wichtig. Die Toolbox kann auch dabei helfen.“

Anna Schmidtlein-Hellmann,Global Marketing Director, Chlorobenzenes & Derivatives, BU AII